多店舗ECの在庫管理はなぜ崩壊するのか？受注ステータスを可視化する実務フロー

多店舗でECを運営していると、在庫管理に関するトラブルが後を絶ちません。この記事では、よくある在庫管理のトラブルと、その解決策の方針をご案内していきます。

Amazonで品切れになった情報が他モールに反映されないケース

自社ECサイトに加えて、楽天市場やAmazon、Yahoo!(ヤフー)ショッピングなど複数のチャネルで販売している場合、各店舗の在庫情報はそれぞれの管理画面の中だけで完結してしまいがちです。

例えば、Amazon店で商品が売れて在庫がゼロになったとします。この情報はAmazonのシステムの中では正しく反映されますが、楽天市場店や自社ECには自動的に伝わりません。結果として、実際には在庫がないにもかかわらず、他の店舗では「在庫あり」というステータスのまま販売が続いてしまいます。

お客様の立場で考えると、これは深刻な問題です。在庫があると思って注文したのに、実際には取り寄せになってしまう。届くと思っていた商品が届かない。こうした体験は、そのままクレームや低評価につながっていきます。

店舗ごとにバラバラの受注・発注管理が招くクレームリスク

在庫のずれだけでなく、受注管理の面でも同様の問題が起こります。各店舗の管理画面から個別に受注処理を行っていると、どの注文がどの状態にあるのかを正確に把握することが難しくなります。

特に厄介なのが、複数商品を注文いただいたうち一部だけが品切れになっているケースです。このように、注文は成立しているものの、商品を引き当てられない状態を放置してしまうと、対応漏れやお客様への連絡遅れといったトラブルにつながりやすくなります。

在庫管理を安定させる基本の考え方

こうした失敗を防ぐためには、まず基本的な考え方を押さえておく必要があります。

受注管理と発注管理を全店舗で統合運用する重要性

正確な在庫数を把握し続けるためには、商品の出荷数を管理する受注管理と、入荷数を管理する発注管理を、全店舗で統合して運用することが欠かせません。どちらか一方だけを整えても、店舗をまたいだ在庫の正確性は保てないためです。

一元管理システムが担う役割

この統合運用を実現する手段として代表的なのが、複数店舗の受注管理・在庫管理・仕入発注などを一つの画面でまとめて扱える一元管理システムです。運営している全店舗の受注伝票を集約し、入荷や出荷が発生するたびに、その情報を登録している全店舗の在庫数に反映していきます。

このような仕組みがあることで、「どの店舗から」という点を意識せずに、在庫の増減を一括で管理できるようになります。

現場で機能する実務フロー、ステータス管理を"看板方式"で流す

一元管理システムを導入したうえで、実際の現場でどのように運用していくかが重要なポイントになります。ここでは、受注から出荷までの流れを「ステータス管理」という観点から整理していきます。

引当待ち・入金待ち・発売日待ちなど複数ステータスの整理

多くのショッピングカートやモールでは、注文の状態は「未出荷」「出荷済み」といった大まかな区分でしか管理できません。しかし実務の現場では、もっと細かい状態管理が必要になります。

例えば、商品を引き当てられていない「引当待ち」、入金の確認が済んでいない「入金待ち」、発売日まで出荷を止めておくべき「発売日待ち」などです。こうしたステータスを個別に設定し、注文がどの段階にあるのかを可視化しておくことで、担当者は迷わず次に取るべき対応を判断できるようになります。

伝票分割による柔軟な出荷対応の実例

複数商品を含む注文のうち一部だけが品切れの場合は、伝票を分割して対応することもできます。すぐに出荷できる商品は「印刷待ち」のステータスに進め、先に発送します。一方、品切れの商品は「引当待ち」のまま注文残として計上し、仕入発注のリストに追加しておきます。

このように分割対応をルール化しておくと、お客様をお待たせする時間を最小限に抑えながら、担当者側の処理も明確になります。

ステータス単位の一括処理で作業効率を上げる

もう一つ重要なのが、ステータスごとに注文伝票をまとめて操作できる点です。例えば「確認待ち」に入っている注文を、条件を満たしたものからまとめて「入金待ち」に移す、といった一括処理です。

注文が新規受付から確認待ち、入金待ち、引当待ちへと順番に流れていき、最終的に出荷に至る様子は、まるでベルトコンベアのようなイメージで捉えると分かりやすいと思います。一件ずつ手作業で処理するのではなく、この流れに乗せて大量の注文をまとめて処理できることが、多店舗運営における作業効率化の鍵になります。

導入を検討する際のポイント

一元管理システムやステータス管理の仕組みを導入する際は、自社の店舗数や取扱商品数、注文件数の規模に応じて、どこまでの機能が必要かを見極めることが大切です。店舗数が少ないうちは大きな問題にならなかった管理の煩雑さも、店舗数や商品点数が増えるにつれて急激に負担が大きくなっていきます。

将来的な多店舗展開を見据えているのであれば、早い段階から統合的な受注・在庫管理の仕組みを整えておくことをおすすめします。

まとめ

多店舗ECの在庫管理は、店舗ごとにバラバラに運用していると、必ずと言っていいほど在庫のずれや受注処理の混乱が発生します。これを防ぐためには、受注管理と発注管理を全店舗で統合し、一元管理システムを軸にした運用体制を整えることが基本になります。

そのうえで、引当待ちや入金待ちといった細かなステータスを可視化し、看板方式のように注文を段階ごとに流していく実務フローを構築することで、担当者の作業負担を抑えながら、正確でスムーズな在庫管理を実現できます。弊社では、こうした実務フローの整備が、多店舗展開を成功させるための土台になるでしょう。